Security vergroten kan alleen door echt papierloos te gaan werken

In het kader van duurzaamheid is het al jaren een trend om te verkondigen dat je organisatie papierloos gaat werken. Maar vaak komt van die ambities weinig terecht en blijft de printer overuren draaien om zowel medewerkers als klanten van fysieke printjes te voorzien. Dat moet toch anders kunnen?

Hoewel we de laatste jaren veel meer zijn gaan werken met mobiele apparaten, wordt in Nederland en België nog altijd ontzettend veel geprint. Je zou verwachten dat we met meer technologie minder papier nodig hebben, maar dat blijkt tegen te vallen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat er van de ambities die tal van bedrijven uitspreken om hun papierstapel te verminderen, of zelfs helemaal zonder ‘dode bomen’ te werken, weinig tot niets terecht komt.

Wacom-Thomas-Kaeb-1343-200x300 Thomas Kaeb

Nog steeds vindt een grote meerderheid (71 procent) het nodig om te printen, zo zeggen de respondenten in de laatste editie het tweejaarlijkse onderzoek van Viadesk. En dat is vrij opmerkelijk, gezien er de laatste jaren volop technische mogelijkheden zijn gekomen om afscheid te nemen van papier en printer. Aan de haalbaarheid en de wenselijkheid hoeft niet getwijfeld te worden. Maar waarom gebeurt het dan toch zo weinig?

‘Banking en telecom zijn wel allang overstag’

Thomas Kaeb, Senior Sales Manager bij Wacom Europe, ziet de omslag desondanks snel komen. Hij stelt zich een scenario voor waarbij papierloos werken zich langzaam maar gestaag als een olievlek over de commerciële sector verspreidt: “In sommige sectoren zie je juist dat het heel snel opkomt.” Hij wijst daarbij op bijvoorbeeld banken en telecom, waar volgens Kaeb een echte transitie heeft plaatsgevonden. “Veel banken en telecom providers zien al langer dat aan werken met papier voor hen meer nadelen dan voordelen kleven. Papier wordt in deze sectoren inmiddels als traag en fraudegevoelig beschouwd. Technologie heeft voor flinke veranderingen gezorgd”, zegt hij.

Kaeb verwijst naar organisaties als het Duitse Sparkasse en het Franse Orange, die de producten van de Japanse leverancier hebben omarmd om veiliger zaken te doen. “Mensen kennen ons vooral van de teken tablets, maar de afgelopen tien jaar zijn we in de zakenwereld flink gegroeid wat betreft zakelijke pen tablets. De bank Sparkasse reikte ons daarvoor het idee aan, waarop ook vanuit het Franse Orange en de rest van de sector veel vraag naar zulke tablets ontstond.”

Veiliger transacties dankzij digitaal ondertekenen

STU530_InUse_OnWhite_013_RGB-300x200 Begin juni lanceerde Wacom met de DTK-1651 een 15,6 inch pentablet waarmee documenten in kleur en op volle grootte niet alleen weergegeven, maar ook ondertekend kunnen worden. Inmiddels zijn de ontwikkelingen van de digitale handtekening zo ver gevorderd, dat het een ideaal middel vormt om documenten biometrisch te beveiligen. “Iets ondertekenen met een stylus lijkt op het scherm weliswaar een schets, maar onderliggend is er sprake van complexe wiskunde”, vertelt Kaeb. Door informatie op te slaan over de volgorde van strepen, snelheid, druk en de hoek waarin de pen gehouden wordt, ontstaat van iedere ondertekenaar een uniek profiel en lopen fraudeurs sneller tegen de lamp, omdat het bijkans onmogelijk wordt een handtekening te vervalsen.

“Door de snelheid en het gemak waarmee je op pen tablets met digitale documenten kan werken, opereren vele bedrijven in Europa nu volledig digitaal”, zegt Kaeb. Documentloos werken kan dus wél. Dat geldt ook voor overheden, die de laatste jaren de vele richtlijnen voor papierloos werken hebben opgesteld. Zij moeten hierin zelf het goede voorbeeld geven. Waar Nederland de ambitie heeft om ambtenaren in 2017 van het papier af te krijgen, werken overheden in Estland al jaren elektronisch. En dat lukt ze meer dan aardig; overal in Europa geven vertegenwoordigers van de kleine Baltische republiek presentaties waarin zij het succes benadrukken.

Maar werkt het wel echt zo goed als beloofd?

Dat bedrijven achteraan blijven hobbelen, heeft vooral te maken met hardnekkige vooroordelen, denkt Kaeb. Ondanks dat professionals in onderzoeken aangeven de noodzaak van papierloos werken te erkennen en de voordelen te zien, passen zij het vanwege twijfels aan de technologie niet of nauwelijks toe. “Ook speelt mee dat geprinte documenten productief aanvoelen en het overhandigen van een rapport wat meer indruk lijkt te maken.”

STU-530STU-430_comp2-300x200 Mocht er nog sprake zijn van enige twijfel, dan is security een niet te weerleggen argument dat maakt dat het onbekende vaker bemind mag worden. Met data enkel in het digitale domein, kan IT de volledige controle nemen over documenten, met daarin alle gevoelige informatie van dien. Bovendien maken mogelijkheden van encryptie en externe opslag de apparaten waarmee met documenten gewerkt wordt veel veiliger dan een gemiddelde ladekast. “Daarbij kun je ook denken aan handtekeningen die je koppelt aan een certificaat, bijvoorbeeld een Public Key Infrastructure (PKI) sleutel. Documenten beveiligen verloopt hiermee op een wijze vergelijkbaar met SSL-certificaatversleuteling voor websites”, merkt Kaeb op. In zo’n beveiligd document kunnen achteraf geen veranderingen worden gemaakt.

‘Iedere bedrijf wil een eigen Google’

Trends binnen papierloos werken zijn opslag in de cloud en het werken met steeds kleiner wordende apparaten. “Meer en meer bedrijven vragen om mobiele oplossingen, omdat ze bijvoorbeeld aan de deur bij een klant of onderweg in trein of vliegtuig met documenten willen blijven werken”, geeft Kaeb aan. “Dit ondersteunt complete papierloze workflows. Vanuit bedrijven groeit de behoefte om documenten steeds sneller te kunnen zoeken en raadplegen. Onmiddellijke toegang tot informatie wordt de norm, op dezelfde wijze als je iets met Google opzoekt, wil je dat ook voor documenten kunnen doen, zowel in de front- als backoffice.” Na bijna 2000 jaar op papier te hebben vertrouwd, neemt technologie hier het stokje over.